元宇宙太远,不如先来虚拟办公

探案 | 智能手机如此普及,创业的你仍需要一个专属的本地座机号码

SOHO中国董事长潘石屹在 2020年1月23日发了条微博,说望京SOHO的上半年和下半年简直是冰火两重天:上半年有几个公司抢着租,下半年一个租了几万平米的公司,本来装修、家具、设备都弄好了,由于市场环境剧变,只能退租,把家具设备留下,还得处理员工离职。

这就是在剧烈变化的环境下,做写字路租赁生意的风险链:公司在业务遭遇瓶颈或者致命打击的时候,浪费了巨额的租金和硬件成本,是雪上加霜。

而并非只有大公司、大商业有这个风险,探案编辑见过一家只有一栋小楼的众创空间,曾经因为某大客户要入驻,把黄金楼层、位置的小“散户”公司们都赶到了楼里的犄角旮旯,结果半年过去,大客户没来,黄金楼层一直空着,楼内人气下降,过了不久,该众创空间转型做了亲子教育招商。

所以,是时候关注一下“虚拟办公室”了。

疫情冲击下,他们的生意不降反升

“陆家嘴的办公环境是让人着迷的,放下邮件和电话,窗外就是黄浦江和汇丰银行。眼看江对岸的百年上海,眼前的繁华都市,这座东方与西方、传统与现代永远无法割裂的上海,会给人无限动力。”捷宝洋行(中国)有限公司的一位负责人说。

捷宝洋行是一家经营医药器械和包装耗材的进出口公司,成立于2019年疫情前,客户包括百年以上的世界200强原材料公司,和BD医疗,S&N,JNJ、美联等国际顶尖医药公司。因为是一家销售主导的创业公司,所以比较希望服务成本和办公环境兼得,对比了裸心谷、WeWork、氪空间多个联合办公品牌。

捷宝洋行最后选择了一家老牌的外资共享办公服务商——世服宏图Servcorp(以下简称世服),原因是,对比WeWork的互联网码农氛围,公司的香港股东更喜欢世服提供的花旗大厦的商务范儿和服务,当然,俯瞰陆家嘴的诱惑是最无法抵挡的。

因公司扩张需求,也得益于世服的全球商务覆盖率,捷宝洋行在不久后又拿下了香港尖沙咀北京道一号的服务,同时还能使用他们北京东三环的会议室 ,方便员工在三地出差,与客户在优质的商务环境里洽谈业务。同时,往来的电话、邮件、信件也可以在多地接收,世服为捷宝洋行配备了专属秘书,不会疏漏和出错。

(世服香港)

概括来说,捷宝使用了世服提供的两个服务:共享办公室+虚拟办公室,灵活配置了办公资源,平衡了成本投入与商务活动环境,助力公司抓住疫情下医疗器械进出口的商机,还在一定程度上规避了疫情对实体办公的冲击风险,让公司的业务增量达到了200%。

由此,写字楼生意的风险链也变成了收益链:客户好,写字楼运营服务商才能好。在直接竞争对手陷入亏损,比如WeWork2021年第三季度亏损 8.44亿美金、雷格斯2021财年总亏损1.72亿美金,间接竞争对手如望京SOHO遭遇着大客户退租重新招商的麻烦时,世服在2021财年总盈利(税后)为2850万。

虚拟办公室,到底虚拟了什么?

谈起虚拟办公室的时候,人们脑海里可能会想起“AI”的概念,比如加拿大的汉密尔顿市,有家公司给员工做了个3D数字办公室,它很像线上游戏虚拟人生,只是让人们的办公沟通在虚拟世界进行,为在家办公的员工增加一些归属感和沟通兴趣。也许,未来的元宇宙,可以实现AI意义上的虚拟办公,但这不是我们今天在这里要讲的“虚拟办公室”。

世服把自身的“虚拟办公室”业务也叫“共享办公Plus”或者“共享办公+”。

首先, 世服在全球各地都设有物理意义上的办公空间,以共享模式和服务室办公室两个模式运行。

如前所说,和很多共享空间注重寻觅相对便宜的地段、简化服务和办公环境,以降低成本,吸纳小型创业公司不同,世服多选择一线城市的核心地段,比如北京两处办公地点为东三环的财富金融中心(FFC),就是三星中国巅峰时期的办公楼,和建国路的华贸中心,毗邻著名的SKP,客户有一定的门槛,多为金融、猎头、律师等领域,或者是医药、服装这些传统行业里的佼佼者,他们都有较多的商务沟通活动。

目前,世服在全球的共享空间已经有150多个。

其次,在“物理空间”的运营基础上,世服早在1980年便推出了虚拟办公室。虽然叫虚拟,但使用的服务是实实在在的:包括由专人接听的本地专属号码、显赫的商业地址,IT和电信资源支持、专属秘书服务,还有全球150个商圈的办公地点,可以根据临时性或者出差的办公需要,使用办公空间或者会议(世服虚拟办公室产品含每月60小时使用移动工位,每月3天独立办公室出差时可以使用)。

简单来讲,员工不必去办公室打卡朝九晚五,企业省了下这部分的固定成本,但仍然可以根据需要,以很小的投入,使用世服提供的空间、人力、IT服务,等于说一天一杯咖啡的价格,就能在全球CBD拥有自己的CBD级办公室。

(上海博华广场)

为什么智能手机如此普及的今天,你还需要一个专属的本地座机号码?

可能有人会问:都能让员工在家远程办公了,为啥还要租用虚拟空间服务?收发信息用手机不行吗?临时开会或者办公找个星巴克蹭个网,实际买杯咖啡不香吗?

其实对媒体来说,特别是一些自媒体还真是这样,采访写稿子都不是一定要办公室,选题会可以在咖啡馆,至于自己公司的门面就是稿子,稿子写得好,约着客户在马路上散步聊事儿都是理论上可行的。

但是很多行业都不能这么搞。捷宝洋行就说,企业要给客户提供性价比的服务,但也要提供一个值得信任的空间。他们服务的是医药业,医药业很注重专业性、风险控制,先不说把正式的商务会谈安排在嘈杂的咖啡馆简直是不可想象的事儿,就说前期接触的时候,给客户一个名片,让客户打一个私人手机号联系,对方八成转身就把名片丢进垃圾桶了。

越是高端、跨国的商务客户可能更重视合作方在沟通过程里的各类细节,探案编辑过去在采访一个北欧洋行CEO时,对方PR甚至都会叮嘱一些着装细节,更何况是尚未建立信任感的潜在客户。所以,一个有本地真人秘书,能够及时接听本地专属的座机号码,还有流畅双语能力,往往是让客户信任的起点,对外,可以提升获客成功率,对内,有助于公司的招聘。

好的起点加上后续好的商务洽谈和办公环境,在有的行当里,就意味着生意成功了一半。比如有一个苏州的服装厂,做的是高端面料生意,希望在江浙扩大生意范围,就找到世服,在上海租用了虚拟办公室的服务,平时不需要去上海办公,但新生意的来电、邮件等可以让服务方处理,有客户再约到上海“办公室”洽谈,也成功的扩展了业务。

再看律师业,律师实际上也是个单打独斗属性很强的行当,所以一些年轻律师会挂靠在某个律师事务所,但是自己单独接单子,所以就有很多律师会选择虚拟办公室的服务,也是给自己的潜在客户一个专业、有实力的背书。

有趣的是,租用世服虚拟办公室的公司,并不一定需要向外寻找生意,因为世服的客户都比较优质,世服也为他们搭建了社交网络,所以客户们也可以对内寻找和消化资源的,据说就有位猎头的创业者和一位金融从业者彼此看对了眼,两个人重组做了新公司。

有里子,才能有面子

表面看,世服的客户租用的是个“门面”,但本质上是服务:

比如专属秘书要在接起客户电话的同时,必须第一时间、准确报出客户的公司和相关信息,万一串台了,大概率就变成重大的商务事故。再如,很多公司都需要稳定、快捷、畅通的全球网络, 可以直接和客户保持联系和沟通。

但优质的服务是要重投入来支撑的:比如大家都知道,黄金商圈的租金很贵——世服客户的人均使用面积是12平米,是业内标准的3倍左右, 当然,维持CBD级的办公环境,要投入的运营成本也很贵,请脑子反应快、技能多的双语秘书要高薪,布局全球畅通的IT服务网络,也要砸钱。

再说平时的运营支持服务,一些共享空间的一个员工可能要服务500-600的人数,但世服一个楼层会配备3-5个员工,每个人服务30-50个客户即可。

那世服怎么降低运营成本,给客户一个“一天一杯咖啡”的价格呢?

第一是这种“共享空间+服务型办公室+虚拟办公室”的模式,等于最大限度挖掘固定投入(场地、人力、IT)的价值,在资源能够满载运转的基础上,以较低的边际成本推出不同的服务和多种不同的盈利模式组合。

第二就是利用技术能力增加人效。比如支撑专属秘书服务的,其实是一套世服自研的IT系统,它的原理是,前端和运营商合作购买号段,然后就可以在5分钟内完成设置,分配专属号码给客户,后端支撑层面,系统能够迅速识别出号码所属公司,客户可以即时在客户端自由编辑任何专属问候语,和保证人工回复的准确率。

反过来看,前面说过,2021年,像WeWork、雷格斯等著名的共享办公品牌都陷入了亏损。而国内一批共享空间其实在疫情前,商业模式就已经出现了问题。这说明,找便宜地段,牺牲品质和服务,用低价大规模无门槛招收小公司的模式走不通,公司都活成了二房东,也就不用提什么孵化器了,资本要出坑是正常的。

价值与未来,不止门面

疫情在冲击实体经济的同时,其实也前所未有的改变了我们社会的组织和协作方式。比如很多公司开始尝试让员工在家远程办公,同时也发现,在外部环境高度变化的同时,虚拟办公不仅仅是被动应对疫情的方式,也是主动拥抱变化的办法,比如公司的新业务,可以采用虚拟办公室的模式减低投入成本,成固然好,做不好,也能降低损失,或者给转型留有资金上的余地。

(世服悉尼Gateway办公室)

所以,与其说世服的虚拟办公室是“虚拟”,倒不是说是“灵活办公”,对企业而言,就意味着剥离掉非必要的办公成本,包括固定的场景、部分行政人员, 然后按需向世服采购办公资源和服务。对个人来说,依托虚拟办公室这个产品,可以短时间内拥有强大的商务办公网点服务和行政支持,在短时间内将生意慢慢做大。

这些是因疫情而凸显的需求,但不是因疫情而生的需求,它是一种必然会诞生的新的组织与协作模式,也是企业进行资源配置的必然趋势。

(本文仅代表作者观点,不代表百略网立场。)
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